Электронная подпись (ЭЦП): сервис подбора и онлайн-заказа

ЭЦП: электронная цифровая подпись 8 495 134 16 46
Пн-Пт, 8:30-17:30
Техподдержка: support@my-ecp.ru
Сотрудничество: partner@my-ecp.ru

Актуальные направления в развитии систем электронного документооборота

5На подмосковной конференции «Где лежат деньги?», организованной компанией «Электронные офисные системы», специалисты назвали наиболее перспективные и востребованные на рынке решения, а также озвучили ряд острых вопросов в развитии СЭД. Среди актуальных направлений: оказание госуслуг, работа с обращениями граждан, мобильные решения, межведомственный документооборот, привязка документооборота к бизнес-процессам, компетентное внедрение и сопровождение.

В настоящее время в России по-прежнему сохраняется бумажное делопроизводство, когда документы-оригиналы выпускаются и отправляются в другие организации бумажными (или в лучшем случае отсканированными), в архив они также принимаются в бумажном виде. Поэтому пока электронные технологии применяются в основном в качестве дополнения, облегчающего подготовку или работу с бумажными документами.

С другой стороны, уже появились электронные документы на отдельных этапах жизненного цикла и в целом, объем и сложность работы с документами за последнее время сильно выросли. Благодаря всему этому, потребность в системах электронного документооборота только возрастает.

Что же касается государственной политики в этой области, то фактически с приходом новой команды в Минкомсвязи все было начато с чистого листа. В 2011 году Распоряжением 176Р предполагалось создание единой унифицированной государственной СЭД, начало создания с 2012 года ведомствами ограниченного круга оригиналов документов изначально в электронном виде (перечни созданы были) и перспективное создание федерального архива для их хранения, а также возложить контроль всего процесса на Росархив.

Со сменой Правительства в 2012 году новых функций у Росархива не добавилось, а появилось Постановление 890П от 6 сентября, по которому все началось заново. Теперь предполагается, что электронные документы будут «ходить» между ведомствами, для этого был запущен пилотный проект с Аппаратом Правительства, Минкомсвязи и Минюстом. Предполагается, что в этом эксперименте электронные документы, подписанные главой Минкомсвязи будут приходить в Минюст, регистрироваться с СЭД с проверкой цифровой подписи.

Пилотный проект уже идет, его предполагается завершить к 1-му сентября. Тем не менее, до сих пор не решен вопрос с хранением электронных документов, — к примеру, для создания ведомственных электронных архивов требуется комплект нормативных документов (возникает и проблема переподписи ЭЦП).

Кроме того, в эксперименте активно используется МЭДО в качестве защищенной транспортной инфраструктуры. Но до этого там не пересылались электронные документы (только отсканированные копии), соответственно, они не подписывались ЭЦП. В настоящее время необходимо не только разработать регламенты прохождения электронных документов по МЭДО, но и опередить сам формат документов (пока он неизвестен, но во всем мире используется PDF), в целом, — понятие «электронный документ» до сих пор не введено.

Поэтому одной из целей этого пилота как раз и заключается в том, чтобы определить опытными путем, каков будет регламент взаимодействия (электронный документ – это файл определенного формата, созданный в программном средстве, к которому должна быть цифровая подпись и возможно, какие-то дополнительные документы).

По мнению председателя совета директоров компании ЭОС Владимира Баласаняна, Росархив должен пересмотреть свое отношение к электронному документу, — хранить содержание, а не форму. То есть не просто хранить электронный документ, но и обеспечить его перезапись на актуальные цифровые носители.

В то же время, любая коммерческая организация уже сегодня может создать архив для хранения электронных документов, но для этого она должна создать непротиворечивый комплект документов, вытекающих из федеральных нормативных актов, который бы в точности придавал юридическую силу электронному документу, чтобы его можно было предъявить налоговой.

Это сложная кропотливая работа для экспертов и консультантов, создающих такие инструкции, нормативы, ссылаются на необходимые федеральные акты и т.д. В итоге заказчику такого решения нужно будет оплатить не столько само ПО, но и консалтинговую работу, которая в итоге может стоить дороже.

Кроме того, необходимо единое решение с попутным разрешение ключевых вопросов (нужно ли хранить ЭЦП, переподписывать или нет и т.д.) – в целом создание правового поля и заказ специального ПО действительно не является заботой ведомств. Хотя, по всей видимости, все к этому будет двигаться – и медленное, но планомерное движение Федеральной налоговой службы в данном направлении яркое тому подтверждение.

Говоря об отраслевых трендах и наиболее востребованной функциональности современных СЭД, за которую потребитель готов платить деньги, г-н Баласанян особенно отмечает систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО). В целом, МЭДО становится инфраструктурой и платформой межведомственного взаимодействия, к примеру, по системе теперь пересылаются и обращения граждан. Госуслуги и интеграция со СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) также как никогда востребованы.

Из другого актуального функционала, востребованного сегодня заказчикам коммерческого сектора, Владимир Баласанян отмечает новые требования, предъявляемые к интерфейсу системы, — решение о выборе СЭД смещается на уровень выше (от делопроизводителей к руководству).

С этим связан и тренд на мобилизацию руководителей, хотя теперь им нужно не просто решение «АРМ руководителя» лишь для подписания и визирования. Руководители теперь все больше испытывают потребность к контроле всех бизнес-процессов в организации, — им нужно не просто окно в СЭД, а полноценная возможность работы в ней (поиск, поручения и т.д.).

Постепенно набирает обороты и «облачный» тренд, хотя говорить о каких-то массовых внедрениях пока еще слишком рано. Тем не менее, председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян не сомневается в перспективности «облачной» парадигмы. «Другое дело, что нужно решить целый клубок проблем: кому принадлежат документы, ушедшие в «облако», кто имеет к ним доступ, как его изымать (особенно в случае хостинга множества компаний на одном сервере) и отчитываться, мульти-платформенность, надежность каналов связи, правовые аспекты, ответственность провайдеров, как осуществлять миграцию от сервис-провайдера и куда и т.д.

При этом, возникает другое понимание того, что есть сама СЭД: это уже не сложный продукт с длительным процессом кастомизации и внедрения, а ПО, которое можно просто скачать и установить самостоятельно. Для этого сами системы должны претерпеть какую-то метамарфозу и жить уже в другой среде» — комментирует г-н Баласанян.

По его словам, крайне интересным является перспективный тренд на социализацию СЭД, причем именно при рассмотрении государственных структур, несмотря на то, что там работа с документами традиционно организована как жестко регламентированный и замкнутый процесс.

Тем не менее, с информатизацией общества эти процессы постепенно меняются, — кроме того, существует неформально взаимодействие, не связанное с основной деятельностью и не укладывающееся в рамки регламента подготовки документа (спонтанные рабочие группы, к примеру).

«В наших решениях есть возможность обсуждения, но это лишь первый шаг. Если добавить элементы социальных сетей, чтобы люди могли общаться друг с другом в одном рабочем окне СЭД. В итоге система электронного документооборота должна стать единым окном в организацию, — это действительно интересно, это ассоциируется с ожиданиями чиновников. Фактически аналог социальных сетей для чиновников для неструктурированной работы над документами. Но я пока не очень представляю ее практическую реализацию, это пока идея. При этом, на мой взгляд, анти-публичность коммерческим структурам присуща даже в большей степени, чем госзаказчикам, поэтому и здесь идею социальности следует воспринимать как перспективную, но все же делом будущего» — отмечает г-н Баласанян.

В заключении Владимир Баласанян отметил, что в условиях многоукладности и одновременного существования чисто бумажного и смешанного документооборота, возрастания требований к СЭД/ЕСМ и ужесточению требований государства, усложнению функционала решения, одним из самых важных критериев выбора системы становится репутация компании, в том числе сопровождение, поддержка, отзывчивость.

ict-online.ru

 

 

Top