Электронная подпись (ЭЦП): сервис подбора и онлайн-заказа

ЭЦП: электронная цифровая подпись 8 495 134 16 46
Пн-Пт, 8:30-17:30
Техподдержка: support@my-ecp.ru
Сотрудничество: partner@my-ecp.ru

Ведомства поделились успехами в области электронного документооборота

444Весенний “Инфодокум” запомнился рядом содержательных докладов, которые касаются современных и даже новаторских решений в непростом деле внедрения электронного документооборота в органах власти и коммерческих предприятиях. И более сложной последующей организации как внутреннего взаимодействия сотрудников, так и эффективного обмена документами и данными со сторонними компаниями. Среди наиболее обсуждаемых тем отметим использование системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и обеспечение аутентичности документов.

Постановлением Правительства от 6 сентября 2012 г. № 890 “О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти” установлено, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством должен быть завершен до 31 декабря 2017 года. Как стало известно на “Инфодокуме”, в настоящий момент Минкомсвязи разрабатывает следующие мероприятия: написание стандартов представления электронных документов, формирование единых процедур, обеспечивающих подтверждение и проверку аутентичности, составление протоколов обмена электронными документами.
Передовой опыт в управлении электронным документооборотом и взаимодействием в рамках межведомственного документооборота (МЭДО)

В ряде ведомств уже функционирует электронный документооборот, и взаимодействие со сторонними организациями осуществляется посредством МЭДО. Ярким примером является Счетная палата РФ. Как рассказала начальник отдела контроля и электронного документооборота этой организации Татьяна Рыжикова, работы по построению безбумажного документооборота в Счетной палате разбиты на три этапа:
— автоматизация всех делопроизводственных процессов;
— внедрение электронных документов, электронной подписи;
— управление документами и контроль качества.

“Мы создали участки поточного сканирования внутренних документов, а также всей поступающей и исходящей корреспонденции. В параллель вели работы по созданию электронного архива. Это было отдельным проектом. На портале Счетной палаты размещены памятки по данным технологическим процессам, которые могут использовать все сотрудники”, — пояснила она.

Наполнив базу данных электронными образами документов, перешли ко второму этапу — внедрению электронного документооборота и электронной подписи.

“Данный этап мы начали с создания шаблонов всех документов, которые есть в Счетной палате. Это стало основой для создания электронных документов. Во-вторых, организовали работу руководителей с электронными проектами документов. Здесь важно отметить, что пока первые лица Палаты не приняли активного участия в этом деле, работы шли ни шатко ни валко. Завершив данный этап, мы стали подписывать документы электронной подписью и во внутренних документах”, — рассказала г-жа Рыжикова.

Руководствуясь полученным от ФСО списком ведомств, подключенных к системе МЭДО, Счетная палата разослала письма о готовности обмениваться документами.

Одной из первых, по словам г-жи Рыжиковой, откликнулась Государственная Дума, предложившая подписать двусторонний регламент, согласно которому документ и его приложения отправляются по системе МЭДО в электронном формате PDF без досылки подлинников на бумажном носителе.

Обмен документами считается совершённым, если отправив корреспонденту электронный образ документа, адресат получает уведомление о его получении.

“Работа в системе МЭДО многим нравится, но перспектив ее развития я не вижу. И что еще удивляет: у всех организаций разные системы электронного документооборота, поэтому нет комфортного взаимодействия. Я считаю, что должна быть единая система электронного документооборота во всех органах государственной власти”, — подчеркнула г-жа Рыжикова.

Помимо этого руководители Счетной палаты активно работают с документами в режиме удаленного доступа при помощи планшета.

“В данном случае возрастает важность качества надежной связи. К сожалению, этот сервис работает медленно. И хотя мы стараемся совершенствовать эту технологию передачи документов, она представляется мне утопической. Думаю, что применение облачных технологий может решить проблему”, — считает г-жа Рыжикова.

Говоря о грамотной работе с документами, необходимо вести контроль качества этих работ. Поэтому важно описать все технологические процессы. “Наша сегодняшняя задача — задокументировать каждую функцию и организовать управление документами как оказание услуг”, — подытожила г-жа Рыжикова.

 

ИТ в Высшем Арбитражном суде РФ

Пожалуй, самой значительной практикой применения ИТ в целях совершенствования работы по управлению документами является опыт Высшего Арбитражного суда РФ.

Как рассказала начальник контрольно-аналитического управления Арбитражного суда Елена Авакян, проблема обеспечения аутентичности документов крайне важна: “В арбитражной системе России этот вопрос решался с самого начала. Мы в принципе не видели возможности переводить бумажный документ в электронный вид. И приняли для себя единственно возможный метод — создание изначально электронного документа. У нас не электронный документ аутентичен бумажному, а бумажный производится из электронной системы. Он также содержит в себе специальный индивидуальный идентификатор, и ни один документ, не содержащий в себе данного отличительного признака, не может быть подписан судьей. То есть судья подписывает бумажный экземпляр электронного документа. И мне кажется, что это единственно возможный подход, обеспечивающий нам защиту, в том числе от ошибок, связанных с неправильным прочтением нормативных актов. В этом смысле наш опыт стал одним из первых”.

История системы Электронного правосудия Арбитражного суда России насчитывает уже более 15 лет. Первые шаги на этом пути были сделаны еще в середине 1990-х, когда было решено автоматизировать процессы судопроизводства арбитражных судов и внедрить в их повседневную практику единую систему подготовки и хранения судебных актов.

В 2005 г. работа по внедрению информационных технологий приобрела системный характер. Ее конечной целью было создание универсальной системы Электронного правосудия. Согласно выработанной концепции электронные инструменты должны были обеспечить абсолютную открытость и доступность арбитражных судов, улучшение качества судейской работы, сокращение издержек и максимальное удобство для участников экономических споров.

27 июля 2010 г. был принят федеральный закон № 228 “О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации”. Закон предоставил сторонам право обратиться в суд путем заполнения формы документа (заявления, искового заявления, ходатайства и т. д.) на сайте арбитражного суда, а также представить в суд электронные копии документов.

Елена Авакян пояснила, что само по себе принятие данного закона, безусловно, не означает, что Российская Федерация незамедлительно перейдет на исключительно электронный документооборот, однако он открывает реальные перспективы возникновения первых электронных дел, которые не будут дублированы бумажными оригиналами.

Источник — pcweek.ru

 

Top